Succesvol besparen in staven - VP&P
Voogt Pijl & Partners
Search Icon
×

Succesvol besparen in staven: style eats methodology for breakfast!

Succesvol besparen in staven: style eats methodology for breakfast!


Alhoewel het er niet voor bedoeld is, gaat de adoptie van agile organisatie filosofieën eigenlijk altijd gepaard met besparing. Waar bedrijven uit de financiële sector ‘agile’ vooral vertaald hebben naar ‘spofity-‘ of andere ‘scaled agile’ structuren in primaire en ontwikkelprocessen, kunnen de staven niet achter blijven. Naar onze ervaring ligt er nog een wereld aan besparing bij de corporate afdelingen, staven en indirecte activiteiten.

Zonder instrumentarium lukt het niet

Besparingstrajecten in de staven van een organisatie vergen een breed instrumentarium om de doelstelling te realiseren. Daarin bevindt zich een set aan analyses die concreet, instrumenteel en rationaliserend zijn. Elk voor zich met complexiteit en uitdaging maar niet alle moeilijk om toe te passen. Waardeanalyses van de diensten die de staven leveren, (interne) afnemer-carrousels, toepassing van robotisering, ontdubbelen van indirecte processen, het opnieuw afstellen van minimaal noodzakelijk service niveaus van stafdiensten en het opnieuw beoordelen van de (strategische) relevantie van projectportfolio’s, zijn alle voorbeelden van het in te zetten instrumentarium. Onze ervaring leert dat je met die analyse eigenlijk altijd tot zeer substantiële besparingen komt (15% plus) in elke hoofdkantoororganisatie.

Essentiele component in realiseerbaarheid

Toch zit daar niet de grootste uitdaging voor het realiseren van een bestendig besparingstraject op staven. De uitdaging zit in het proces dat je doorloopt. Dáár wordt het verschil (de realiseerbaarheid) voor de opdrachtgever uiteindelijk bepaald. Haalbaarheid van voorstellen is vooral een resultante van het proces dat je doorloopt met elkaar. Van de verstandige keuzes over wat je decentraal ophaalt en analyseert en wat je in co-makership creëert of expertmatig adviseert. En van de duidelijkheid over de onvermijdelijkheid van maatregelen in het besef van de impact voor organisatie en mensen.

Stijl van optreden als succesfactor

Het is een enorme uitdaging om – ondanks tegenzin - met een brede instemming binnen een organisatie  te komen tot soms moeilijke of pijnlijke maatregelen. In onze ervaring zijn ultieme transparantie, goede communicatie, integriteit en respect de kernkarakteristieken die kunnen zorgen voor een gedeelde analyse en gedragen uitkomst. Als begeleider betekent dat een delicate balans handhaven tussen ‘samen ontwikkelen’ en ’expertmatig challengen’. Zonder ‘samen ontwikkelen’ zal er heel beperkte houdbaarheid zijn van je maatregelen. Daarnaast heeft de ambitie van de doelstelling ook nodig dat het niet een resultante van een democratisch proces is. Dan moet het je als begeleider gegund worden dat je expertmatig challenget, prikkelt, benchmarkt en regelmatig confronteert en doorduwt. In professioneel samenspel met je opdrachtgever. Rechte rug, duidelijkheid en goed balanceren met interventies op proces en inhoud karakteriseert de succesvolle opdrachtgever in een dergelijk traject.

Natuurlijk is een groot besparingsprogramma niet eenvoudig, dat bedoelden we in het begin van deze column niet te zeggen. Maar de crux van succesvol en bestendig besparen is vooral te vinden in het proces. Style eats methodology for breakfast.

Leander Schapendonk, sector lead Insurance

Roland Bushoff, specialist Overhead value
Roland

Roland Bushoff

Lees meer over Roland
Leander

Leander Schapendonk

Lees meer over Leander

Volg ons op LinkedIn, regelmatig posten wij updates over onze visie op de sector en over bureauontwikkelingen.