Business transformatie in de financiële sector

Voogt Pijl en Partners

Het einde van de projectleider nabij?

Column over de toekomst van de projectleider binnen de agile werkwijze

Consultants van Voogt Pijl & Partners ventileren hun mening, vragen zich dingen af en plaatsen tot aan de zomer twee keer per week kritische noten in een serie columns over het nieuwe organiseren in de financiële sector.

 

Column door Roland Bushoff

 

We leven in een tijd van ‘disruptieve innovaties’. Met name de digitale revolutie met de smart-phone als één van de bekendste verschijnselen, heeft een ontwrichtende invloed op onze maatschappij. In een toenemend tempo zien wij vaak vertrouwde functies verdwijnen. Door het van afstand kunnen uitlezen van meterstanden is bijvoorbeeld de meterstandopnemer een uitstervend beroep geworden. Het werk van administratieve en boekhoudkundige medewerkers is sterk afgenomen door automatisering.

 

Recent woonde ik een bijeenkomst bij over de nieuwe agile manier van werken bij één van de grootbanken van ons land. Dit deed mij realiseren dat – als je snel kijkt – het wel lijkt of aan het illustere lijstje van verdwenen functies er binnenkort mogelijk nog één kan worden toegevoegd: die van de projectleider!

 

Door de snelle veranderingen in de behoeften en het gedrag van consumenten is bij bedrijven de noodzaak ontstaan tot agile werken en managen. Nieuwe of verbeterde producten worden daarbij snel naar de markt gebracht. Waar in het verleden het traject van concept tot marktintroductie vaak een worsteling was van jaren, is dat nu teruggebracht tot maximaal een aantal maanden. Dit wordt mogelijk gemaakt door niet meer te streven naar een zo compleet mogelijk product, maar door te focussen op een ‘minimal viabel product’. Oftewel: wat is de kleinste set aan functionaliteit die waarde toevoegt voor de klant. Hiervoor worden de benodigde disciplines binnen de organisatie samen in één team gegroepeerd en krijgt het team binnen het tijdslot van een aantal weken tot maanden de ruimte tot zelfsturing.

 

In deze opzet is er nog wel sprake van een opdrachtgever: de ‘product owner’. Zoals de term ‘zelfsturing’ al doet vermoeden is er geen sprake van sturing van ‘buitenaf’. Wel wordt de rol van ‘Agile coach’ onderscheiden die vooral gericht is op het begeleiden van de teamleden in de agile manier van werken.

 

Het einde van de projectleider is dus nabij? Daar moet je genuanceerd naar kijken. Bij agile werken en managen kunnen we nog steeds spreken over projecten (ook al worden ze dan sprints, waves, etc.) genoemd, maar niet elk project is een perfect voorbeeld van de agile werkwijze. De vraag is dan of de bijdrage van de projectleider overbodig is bij agile werken. Bij een project krijgt een projectleider de opdracht volgens unieke richtlijnen een eenmalig concreet resultaat op te leveren. De projectleider geeft sturing aan een projectteam op basis van een combinatie van kennis van inhoud, aanpak en leidinggeven. De taken liggen op het gebied van plannen, bewaken, faciliteren, motiveren, afstemmen van afhankelijkheden buiten de eigen werkzaamheden en het managen van de omgeving. Bij agile werken is veel meer sprake van ‘zelfsturing’ en behoren deze taken in de meest vergaande vorm tot de verantwoordelijkheid van het team. De teamleden maken onderling afspraken over het op te leveren resultaat en de verdeling van de hiervoor benodigde werkzaamheden. Van te voren is het tijdslot bepaald, alsmede het ter beschikking staande budget, maar niet de op te leveren inhoud.

 

De vraag of het einde nadert van de projectleider hangt onder meer af van de vraag of agile teams in staat zijn tot deze zelfsturing. De beloftes van zelfsturing zijn natuurlijk prachtig: hoge motivatie van de teamleden, maximaal rendement van de verschillende capaciteiten, hoge snelheid van handelen en het wegvallen van managementlagen. Toch heeft het tot nu toe niet geleid tot een eclatant succes. Door het grote verschil in persoonlijkheden en competenties van de teamleden is het lastig om verstandhoudingen op gelijk niveau te creëren en handhaven. En teamleden moeten ook verantwoordelijkheden kunnen en durven nemen. Daarbij is het vaak het moeilijk om elkaar aan te spreken op gedrag en prestaties.

 

Verder zijn er projecten en programma’s die regie vragen óver het eigen aandachtsgebied heen. Of die simpelweg een bredere invloedssfeer hebben dan alleen de eigen ‘squad’. Zowel de productowner als een ‘tribe-leader’ hebben elementen van de afstemmende rol in hun pakket, maar het is de vraag of alle project-opgaven passen in het werkpakket van deze mensen. En als laatste zijn er ook projectopgaven die weliswaar met korte lijnen sturend worden uitgevoerd, maar die niet uitgevoerd kunnen worden in de doctrine van minimal viable products of met een lerende evoluerende, zelfsturende benadering.

 

Deze column gaat er niet over dat de projectleider moet blijven. Zeker bij (continue) ontwikkeling binnen een domein waarop alle betrokkenen binnen hun mandaat kunnen werken, is het herbeleggen van die rol naar product owners een goede ontwikkeling. We hebben allemaal soms meer last dan plezier gehad van de puur procesgerichte proceduretijgers. Echter de zorg die onder de nieuwe bewegingen ligt, is dat de voorheen regisserende rol van ongecompromitteerde project- of programmamanagers nu versnipperd wordt belegd bij overbelaste functionarissen uit de lijn organisatie. Die soms echt niet in hun eentje belangen overstijgend kunnen sturen. Een aanpalende zorg is dat projecten en programma’s die in vele domeinen agile teams moeten kunnen beïnvloeden, niet werken met decentrale sturing en beperkte mandaten.

 

Misschien zal de term ‘projectleider’ in de toekomst langzaam maar zeker verdwijnen en zal in de kleinere agile teams een product owner veel van diens rol kunnen invullen. Maar, er zal in diverse omstandigheden nog steeds behoefte zijn aan een leider die het team wel veel vrijheid geeft, maar waar nodig durft bij te sturen en aan te spreken. Die zorgt voor aansluiting met de omgeving, die regisseert over meerdere domeinen heen en afstemming onderhoudt met andere initiatieven. Met verantwoordelijkheidsbesef voor klant, medewerker en organisatie. Die zien we in meerdere verschijningsvormen terugkomen. De projectleider is dood, maar lang leve de……., ja wie? De agile facilitator, de motivator, de navigator, roadmanager en de conductor!

 

Lees ook onze eerder verschenen columns Olietankers en Speedboten over Agile organiseren in de financiële sector en Racen naar het volgende knelpunt over de balans in het managen van knelpunten voor nieuwe organisatievormen.

 

Terug